Tilsyn fra brannvesenet

Brannvesenets tilsyn er samfunnets verktøy for å sikre at viktige bygg faktisk beskyttes mot brann. Det er eiers ansvar å ivareta sikkerheten, og kommunens ansvar å utføre  tilsyn med at eieren ivaretar sitt ansvar. Brannvesenets tilsyn går på kontroll og eventuelt reaksjon. Det er systemrettet med objektive stikkontroller for å avdekke om eieren etterlever Brann- og eksplosjonsvernlovens krav, med tilhørende forskrifter, herunder internkontrollforskriftens krav til systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Figuren under viser en tidslinje for gangen i dette arbeidet.

Brannvesen tilsyn

Her ser du en tidslinje for gangen i Brannvesenets tilsynsarbeid.

Selv om sjekklistene er lange under disse punktene, er de ikke uttømmende. Hver sak er unik, og fordrer ulike kontrollområder. Her er noen eksempler:

Ref

Sjekkliste for branntilsyn

Motivasjon

Ansvarlig fagområde

Regelverks-henvisninger

1A)

  1. Er Brannvesenets opplysninger på innkallingen korrekt?
  2. Har du som eier anledning til å stille personlig eller ved representant? (Brannvernleder)
  3. Er det forhold ved bygget som tilsynet bør varsles om? (Hvis bygget ikke er i bruk eller at det får ny bruker om tre uker…)

Varsel fra Brannvesenet: Innkalling er med forslag til dato og klokkeslett. Ved hurtig reaksjon kan tidspunktet normalt avtales endret ved behov. Tilsynet skal som hovedregel være meldt på forhånd. Eier har da møteplikt og plikt til å tilrettelegge for adkomst i objektet samt fremlegge tilgjengelig brann-dokumentasjon. Tilsynsmyndigheten har anledning til å gjennomføre uvarslet tilsyn. Er det særlige grunner til å forskyve tilsynet, bør dette tas opp med Brannvesenet snarest.

Eier eller eiers representant

Brannvern-leder

Om kommunens plikter til tilsyn:

Forskrift om brannforebygging § 17 om tilsynsplikt fyringsanlegg og §18 risikobasert tilsyn

Eiers plikt til å legge dokumentasjonen frem for tilsynsmyndighetene følger av brann- og eksplosjonsvernloven § 33.

2A)

  1. Innkalle virksomhetens brannvern-kontakt til tilsynet (ev. virksomhetenes brannvernkoor-dinator der det er flere virksomheter).
  2. Varsle samtlige leietakere om tilsynet, og om at det kan bli befaring i arealene.

Eier må straks og uten opphold varsle brukerne av objektet om tilsynet. Virksomheter i særskilte brannobjekt skal fremlegge dokumentasjon for egen organisasjon. Normalt møter eier Brannvesenet ved tilsyn, enten personlig eller ved den eieren bemyndiger (brannvernleder). Der eier i liten grad har kjennskap til virksomheten, er det best om virksomhetens brannvernansvarlige også møter på tilsynet. På enkle bygg med små virksomheter kan eier eller eiers representant også representere virksomhetene ved tilsynet. Er det avtalt i «Samordningsavtale» at eier skal representere virksom-hetene ved tilsynet, må eier i forkant få tilgang til nødvendig dokumentasjon fra dem.

Eier eller eiers representant,

Brannvern-leder

 

2B)

  1. Inviter personer som direkte følger opp avvikslukking.
  2. Inviter leder for virksomhet som ikke tar brannsikkerhet på alvor.

Personer i virksomheten med ansvar for personsikkerheten ved brann, internkontroll, avvikslukking eller risiko-vurdering, men også verne-ombud og tillitsmenn kan inviteres til å delta. Et tilsyn kan bidra til økt kompetanse og motivasjon i forhold som myndighetene legger vekt på.

Eier eller eiers representant.

 

2C)

  1. Er byggets dokumentasjon oppdatert?
  2. Er organisasjons-kart oppdatert?
  3. Er logg for opplæring, øvelser og internkontroll innhentet fra virksomhetene?
  4. Er risikoanalyser innhentet fra virksomhetene?
  5. Er status fra siste tilsyn i orden?
  6. Er status for avvikslukking og tiltak dokumentert?

Eier innhenter dokumen-tasjon fra virksomhetene i bygget, se liste i «Virksomhetens branndokumentasjon». Eier gjennomgår siste tilsyns-rapport og finner frem dokumentasjon på at tidligere avvik er lukket og at merknader er behandlet. Eier gjennomgår egen doku-mentasjon, se liste i «Eiers branndokumentasjon»

Et godt tilsyn er verdifull hjelp i brannforebyggingen. Ved å tilrettelegge for rask og effektiv gjennomgang av systemer og dokumentasjon kan mangler og svakheter avdekkes, og arbeidet kan forbedres på områder der det gir best effekt

Eier eller eiers representant.

 

3A)

  1. Før eget referat fra tilsynet.
  2. Spør Brannvesenet om ting du er usikker på, og noter svaret.

På bakgrunn av forberedelsen til tilsyn kan det dukke opp elementer som ikke tilstrekkelig er fulgt opp eller mangler dokumentasjon. Overfør slike punkter til handlingsplanen, så kan videre fremdrift drøftes med Brannvesenet allerede på tilsynet.

Avvik og anmerkninger kommer på tilsynsrapporten. Øvrige råd fra tilsynet kan gå tapt om ikke eier fører referat. Brannvesenet har erfaring fra en lang rekke tilsyn ved ulike bygg og virksomheter, og kan ofte gi gode råd om forbedringer

Brannvesenet

 

3B)

  1. Noter avvik som oppdages av tilsynet.
  2. Spør om brannvesenet kan fortelle noe om årsaken til avviket.

Noen avvik er opplagte, andre krever innsikt og kompetanse for å avdekkes. Å få Brannvesenet til å se på mest mulig av bygget er nyttig. Hvis de i tillegg kan gi et uavhengig syn på hvem som har ansvar, hva som er årsak til spesifikke avvik, kan det gjøre oppfølging og forebygging lettere.

Brannvesenet

 

3C)

  1. Påpek forhold du selv lurer på.

«Stikkontroll er best hvis den avdekker avvik». Det ligger i vår natur å skjule våre svakheter. Hvis du overstyrer denne trangen, kan du lede tilsynet til å se på forhold du tror inneholder svakheter. Kanskje de finner forholdene tilfredsstillende, og du kan legge bekymringen til side.

Brannvesenet

 

3D)

Noter Brannvesenets avvik, og hva de har anmerket

Før Brannvesenet går, bør dere være enige om funnene i tilsynet og hva det betyr for brannsikkerheten. Kanskje de kan gi dere noen råd om hva som bør gjøres videre. Brannvesenet har veilednings-plikt i henhold til forvaltnings-loven.

Brannvesenet

 

4A)

Gjennomgang av tilsynsrapport.

  1. Sjekk at Brannvesenets opplysninger og dato stemmer.
  2. Distribuer til alle de berørte slik at avvik kan lukkes snarest.

Alle mennesker kan feile. Vær sikker på at mottatte rapport omhandler «ditt» tilsyn og ditt bygg.

Brannvesenet

 

4B)

Gjennomgå angitte avvik mot eget referat.

Egne, gode notater fra tilsynet vil som regel avhjelpe opp-gaveforståelsen når avvikene skal lukkes. Brannfaget har sin egen terminologi, og det er fort gjort å skrive noe «uforståelig». Er du usikker – ring saks-behandler og spør!

Brannvesenet

 

4C)

Gjennomgå angitte merknader mot eget referat.

Egne, gode notater fra tilsynet vil som regel hjelpe med oppgaveforståelsen når merknader skal omsettes til forbedring. Brannfaget har sin egen terminologi, og det er fort gjort å skrive noe «uforståelig». Er du usikker – ring saksbehandler og spør!

Brannvesenet

 

5A)

  1. Utarbeid svarbrev ut fra dagens situa-sjon, og svar innen fristen!
  2. Arkiver dokumen-tasjonen for gjennomgang ved neste tilsyn

Umiddelbart etter tilsynet skal arbeidet med å lukke avvik settes i gang. De avvik som er lukket når rapporten besvares, angis som lukket. Dersom brannvesenet krever det, skal også dokumentasjon oversendes.

   

5B)

  1. Utarbeid handlingsplan.
  2. Gjennomfør intern økonomisk behandling for å sikre at planen kan og vil gjennomføres.
  3. Dokumenter beslutningstakernes avgjørelse.

Hvis omfanget av avvikene er slik at det må løses over en lengre periode, skal det utarbeides en plan med tidsramme for viktige milepeler. Handlingsplanen er forpliktende og skal vedlegges svarbrevet.

Den som «eier» avviket – byggeier eller virksomhet som bruker bygget. Eier skal uansett kunne dokumentere oppfølgingen.

FOB § 10 Eierens dokumentasjon

6A)

Hvis handlingsplan ikke aksepteres, må ny plan utarbeides i henhold til brannvesenets krav.

     

6B)

Ved aksept eller delvis aksept må angitte tiltak iverksettes.

Hvis man ikke klarer å tilpasse handlingsplanen til Brann-vesenets krav, må det åpnes dialog snarest. Forsøk å finne frem til tiltak og planer som lar seg gjennomføre.

   

6C)

Om forholdene utgjør overhengende fare for tap av liv eller helse, skal Brann-vesenet fatte vedtak om umiddelbar bruksnektelse, jf. Brannloven og Brann- og eksplo-sjonsvernloven § 37. 

For  å oppheve en bruks-nektelse må det gjennomføres tiltak slik at det ikke lengre er noen fare for tap av liv eller helse. Det anbefales å gå i dialog med Brannvesenet. Om bruksnektelsen oppheves, kan det likevel være en del åpne avvik av alvorlig grad som må lukkes. Opphevelse av en bruksnektelse friskmelder ikke bygget.

En bruksnektelse er et enkeltvedtak og kan påklages, jf. fvl. § 28.

Eier (Det er sjelden at virksomheten får bruksnektelse, men det skjer.)

Brannloven og Brann- og eksplo-sjonsvernloven §37

7A)

  1. Følg opp handlingsplanen med nødvendig prosjektledelse.
  2. Bestill varer og tjenester i god tid
     

7B)

Hvis avvik ikke er lukket innen angitt frist, må Brann-vesenet varsles. Oversitting av frist kan medføre at det reageres med vedtak om pålegg og tvangsmulkt.

Handlingsplanen er beting-elsen for at svarbrevet er akseptert. For å unngå tap av tillit eller reaksjoner må avvik fra planen varsles, og nødvendigheten av eventuelle tiltak må drøftes med Brannvesenet.

Eier

 
7C) Tilrettelegg for å fremlegge dokumentasjon av at avvikene er lukket ved neste tilsyn. Målet er dokumentert brann-sikkerhet. Sørg for å få inn dokumentasjon fortløpende fra de som lukker avvikene, og knytt dokumentasjonen opp mot tilsynsrapporten.    

Dersom fristen for tilbakemelding til brannvesenet ikke overholdes, kan Brannvesenet pålegge å få tiltakene gjennomført, jf. bel. § 37. Brannvesenet har to reaksjonsmidler for å sørge for gjennomføring av pålegget. det ene er tvangsmulkt, enten engangsmulkt eller dagsmulkt som er av en slik størrelse at det ikke skal lønne seg å la avviket stå åpent, jf. bel. § 39. det andre er forbud mot bruk , jf. bel. § 37.